Gestión Documental (Infografía)

Me preocupo de ayudar a mejorar los procesos de gestión del documento en las oficinas. La gestión documental es una realidad y debemos tomar medidas para mejorar los procesos documentales de todas las empresas. Da igual que sean pequeñas, medianas o grandes. Todos tenemos documentos. Unos en papel, otros en digital y por eso te quiero ayudar a mejorar tus procesos documentales.

Infografía realizada con Canva

Atrás quedaron aquellos armarios de oficina llenos de papel, aquellos AZ que se vendían a palets, millones de cajas de papel depositadas en las oficinas porque así salían más baratas. Ordenar, archivar, ordenar, archivar,…

Ahora la documentación la tenemos aquí, si aquí. En donde escribimos, en el email, en Internete, en el disco duro de nuestro ordenador. Si, en el Whatsapp, en Facebook. Si ahí también.

Dejar de imprimir, por imprimir. Compraros una multifunción que escanee de puta madre y  que imprima lo justo, porque a partir de ahora, aquí no va a imprimir ni el Tato.

Y si ya se han dado cuenta mis amigüitos, es que algo está pasando. El negocio del papel se está reciclando y, o nos adaptamos a los nuevos tiempos o lo gallinita de los huevos de oro se irá por fin al otro barrio.  Digo reciclando por no decir muriendo que seguro hay muchos detractores del temita.

Aquella frase de que el 80% de la documentación que maneja una empresa está de forma física, se ha cambiado por la frase el 80% de la documentación que maneja una empresa actualmente está de forma electrónica y, el otro 20% está metido en la habitación del horror. Donde el que va, vuelve con el pelo rizado y esquizofrénico.

Por eso, necesitamos archivar la documentación que recibimos. Archivarla bien para que después otros la encuentren. Debemos compartir la documentación que generamos entre nuestros compañeros y podemos hacerlo en la oficina o en la conchinchina. Que cuando alguien o el jefe nos pida un documento, porque todavía los habrá, podamos encontrarlo en 3,2 y pensar para dentro «Joder, no lo podías haber hecho tú». Si quieres decirlo en alto, yo te animo. Yo seguro, LO HARÍA.

Deja de controlar tus costes de impresión, deja de preocuparte por lo que imprimen unos u otros y preocúpate por enseñarles a NO IMPRIMIR y a guardar la documentación generada.

Hoy en día el documento está en el PC, bueno en Mac también Maxi. Ahí es donde se encuentra de puta madre, para que coño lo quieres imprimir. Guárdalo y después lo encuentras. Es mucho más fácil.

Déjate de historias y no te agobies por no imprimir. No es necesario. Basta con que tengas el documento en digital y cuando te lo pidan, lo imprimes, lo mandas por email o se lo compartes.